Hizmet Planları
Profesyonel hizmet planlamamız; idari yönetim, mali yönetim, ,sözleşme yönetimi, taşeron yönetimi, operasyonel denetimler ve süreç raporlamaları başlıca olmak üzere, bu alanlarda edinilmiş deneyimler doğrultusunda yönetim hizmeti almak isteyen müşteri projelerine uygulanan bir sistemdir. Bu planlamanın amacı Kat Mülkiyet Kanununu esas alarak sitenizin ya da apartmanınızın yönetim planı ışığında tarafsız olarak yönetilmesidir. Münhasır hizmet olarak genel kurul yönetme, bütçe hazırlama, yönetim planı oluşturma, mali ve idari denetleme, emlak rayiç yönetimi vb. alanlarda çözüm ortaklığıda yapılmaktır.
İdari Yönetim
İdari faaliyetlerini yönetirken ilgili departmanlarda görev tanımlarına uygun nitelikteki kadrolar ve oto kontrol kriterleri ile ihmallerinde önüne geçerek faaliyetlerini yürütmek esastır. Bu faaliyetler için yönetim ofislerinde standart dosya düzeni kullanarak muhafaza altında tutulur. Bu dosyalama sisteminde yer alan bazı dosya isimlerini sıralamak gerekir ise ;
A. Kat Malik Özlük Dosyası
B. Genel Kurul Dosyası
C. Teklifler Dosyası
D. Bakım ve Onarım Dosyası
E. Duyurular ve İlanlar Dosyası
F. Personel Özlük Dosyası
G. Taşeron Firma Dosyası
H. Sözleşmeler Dosyası
Yapıda ikamet edecek her bir sakin için yaşam bilgi formu üzerinden yazılı kayıtlar alınır. Alınan kayıtlar kullandığımız Apsiyon programına aktarılır. Taşınmalar randevu ile kontrol altında yapılmaktadır. Sakinlerden gelen teknik –güvenlik-temizlik vb. talepler ilgili görevli tarafından kayıt altına alınarak, işi tamamlayacak departmana iş emri olarak kayıt açılır. Talep edilen iş belirlenen zaman kriteri içerisinde tamamlanarak ilgili sakinden teyit ile iş talep kapanışı sağlanır.
Mali Yönetim
Görev tanımına uygun deneyimli kadrolarımız ile özel yazılım aidat takip programına kaydı yapılan sakinlerin borçları ve alacaklarını takip edilir. Borç ve alacak bilgileri düzenli olarak sakinlere sms, mail ve telefonla gerekli bilgilendirme yapıldığı gibi KMK’nun ve yönetim planı esaslarına göre vadesi geçmiş borçlulara gerekli yaptırımlar uygular. Telefon ile ilgili görevliden hesap ekstre bilgisi isteyen sakine anında sözlü bilgi verileceği gibi, cari ekstre talep durumda mail adresine ve whatsapp üzerinden gönderimler yapılmaktadır. Program üzerinden her kullanıcı için kullanıcı adı ve şifre tanımlaması yapılacak olup mobil uygulamada dahil olarak ilgili kişiler tarafından borç takiplerini ve site gelir –gider bilançolarını anı anına görebileceklerdir. Yapıdan ayrılmak isteyen sakinler muhasebe departmanından borcu yoktur belgesi almaları gerekmektedir. Aksi takdirde taşınmaya müsaade verilmemektedir. Hizmet vermekte olduğumuz projelerde elden tahsilat hiçbir şekilde yapılmamaktadır.Ödemeler site banka hesabına veya site muhasebe ofisinde bulunan banka pos cihazı üzerinden yapılmaktadır.
Taşeron Seçimi ve Sözleşme Yönetimi
Yapıya özel alınacak her bir hizmet ile ilgili idari ve teknik şartname hazırlanmaktadır. Şartnamelere uygun sözleşme taraflar tarafından imza altına alınmadan hukuk departmanına aleyhte durumun oluşmaması için incelemeye gönderilir. İşletme projesindeki kalemlerden teklif alınması gereken işle ilgili ayrılmış bütçeyi aşmamak kaydıyla, konusunda uzman ve şartlara uygun yeterliliği olan firmalar belirlenerek asgari üç adet teklif alınmaktadır. İhale edilen hizmet sözleşme şartları ve işin verimliği açısından düzenli olarak operasyonel denetimlere tabi tutulmaktadır.
Operasyon Yönetimi
Hizmet sahasında bulunan tüm alanlar ve üniteler kalite standardını korumak üzere günlük kontrol ve denetimleri düzenli olarak yapılmaktadır. Bu kontroller esnasında tespit edilen eksiklikler yazılı kayda alınıp , eksikliğin ivedi olarak giderilmesine yönelik talep açılma ve kapatılma aksaksız takip edilmekle birlikte ,süreç ve sonuç detayları yönetim dosyalama sisteminde muhafaza altına alınmaktadır.
Raporlama
Site ve bina yönetimlerinin yukarıda tanımlanan detaylar çerçevesinde süreçler yönetim kurulu, denetim kurulu, malikler ve sakinlere günlük-haftalık-aylık –yıllık olarak raporlanır. Bu sistemde yer alan bazı raporlamaları sıralamak gerekir ise ;
A. Yönetim Kurul Faaliyet Raporu ( Aylık -Yıllık )
B. Denetim Kurul Raporu ( Aylık – 3 Aylık)
C. Güvenlik-Temizlik-–Peyzaj vb. Hizmetler Kontrol Raporu ( Günlük – Haftalık )
D. Teknik Bakım ve Onarım Kontrol Raporu ( Günlük – Haftalık -Aylık)
Sosyal Tesis ve Fitness İşletmeciliği