Hizmet Planları
Profesyonel hizmet planlaması idari, mali ,sözleşme yönetimi, taşeron yönetimi, operasyonel denetimler ve süreç raporlamaları başlıca olmak üzere ,bu alanlarda edinilmiş deneyimler doğrultusunda yönetim hizmeti almak isteyen müşteri projelerine uygulanan bir sistemdir. Bu planlamanın amacı Kat Mülkiyet Kanununu esas alarak sitenizin ya da apartmanınızın yönetim planı ışığında tarafsız olarak yönetilmesidir. Münhasır hizmet olarak genel kurul yönetme, bütçe hazırlama, yönetim planı oluşturma, mali ve idari denetleme, emlak rayiç yönetimi vb. alanlarda çözüm ortaklığıda yapılmaktır.
İdari Yönetim
İdari faaliyetlerini yönetirken her alanda profesyonelce hazırlanmış görev tanımlarına uygun nitelikteki kadrolar ve oto kontrol kriterleri ile ihmallerinde önüne geçerek faaliyetlerini yürütmek esastır. Bu faaliyetler için yönetim ofislerinde standart dosya düzeni kullanarak muhafaza altında tutulur .Bu dosyalama sisteminde yer alan bazı dosya isimlerini sıralamak gerekir ise ;
A. Kat Malik Özlük Dosyası
B. Genel Kurul Dosyası
C. Teklifler Dosyası
D. Bakım ve Onarım Dosyası
E. Duyurular ve İlanlar Dosyası
F. Personel Özlük Dosyası
G. Taşeron Firma Dosyası
H. Sözleşmeler Dosyası
Yapıya gelen her bir sakin için yaşam bilgi formu üzerinden yazılı kayıtlar alınır. Alınan kayıtlar kullandığımız Apsiyon programına aktarılır. Taşınmalar randevu ile kontrol altında yapılmaktadır. Sakinlerden gelen teknik, güvenlik, temizlik vb. talepler ilgili görevli tarafından kayıt altına alınarak, o işi tamamlayacak departmana iş emri olarak kayıt açılır. Talep edilen iş belirlenen zaman kriteri içerisinde tamamlanarak ilgili sakinden teyit ile iş talep kapanışı sağlanır.
Mali Yönetim
Özel yazılım programına kaydı yapılan kat sakinlerin borçları ve alacaklarını takip edilir.. Borcu gelen kişilere mail, sms ve telefonla gerekli bilgilendirme yapıldığı gibi KMK’nun ve yönetim planı esaslarına göre vadesi geçmiş borçlulara gerekli yaptırımlar uygular. Telefon ile ilgili görevliden hesap ekstre bilgisi isteyen sakine anında sözlü bilgi verileceği gibi, cari ekstre talep durumda mail adresine ve whatsapp üzerinde pdf olarak da iletilmektedir. Program üzerinden her kullanıcı için kullanıcı adı ve şifre tanımlaması yapılacak olup mobil uygulamada dahil olarak ilgili kişiler tarafından borç takiplerini ve site gelir –gider bilançolarını anı anına görebileceklerdir. Yapıdan ayrılmak isteyen sakinler muhasebe departmanından borcu yoktur belgesi almaları gerekmektedir. Aksi takdirde taşınmaya müsaade verilmemektedir.
Taşeron Seçimi ve Sözleşme Yönetimi
Yapıya özel alınacak her bir hizmet ile ilgili idari ve teknik şartname hazırlanmaktadır. Şartnamelere uygun sözleşme taraflar tarafından imza altına alınmadan hukuk departmanına aleyhte durumun oluşmaması için incelemeye gönderilir. İşletme projesindeki kalemlerden teklif alınması gereken işle ilgili ayrılmış bütçeyi aşmamak kaydıyla , konusunda uzman ve şartlara uygun yeterliliği olan firmalar belirlenerek asgari üç adet teklif alınmaktadır. İhale edilen hizmet sözleşme şartları ve işin verimliği açısından düzenli olarak operasyonel denetimlere tabi tutulmaktadır.
Operasyon Yönetimi
Hizmet sahasında bulunan tüm yerler ve üniteler günlük-haftalık-aylık –yıllık kontrol ve denetimleri düzenli olarak yapılmaktadır.. Bu kontroller departman yetkilileri tarafından yapılır iken tespit edilen eksiklikler tutanaklar altına alınmakta olup eksikliğin ivedi olarak giderilmesine yönelik işin sözleşme muhatabına gereken yazılı ve sözlü bilgilendirme yapılarak süreç yönetim ofisinde dosyalama sisteminde muhafaza altına alınmaktadır.
Raporlama
Mülk Life yönetim olarak site ve bina yönetimlerinin yukarıda tanımlanan detaylar çerçevesinde süreçler yönetim kurulu, denetim kurulu, malikler ve sakinlere günlük-haftalık-aylık –yıllık olarak raporlanır. Bu sisteminde yer alan bazı raporlamaları sıralamak gerekir ise ;
A. Yönetim Kurul Faaliyet Raporu ( Aylık -Yıllık )
B. Denetim Kurul Raporu ( Aylık- 3 Aylık )
C. Güvenlik-Temizlik-–Peyzaj vb Hizmetler Kontrol Raporu ( Günlük – Haftalık )
D. Teknik Bakım ve Onarım Kontrol Raporu ( Günlük – Haftalık – Aylık )
Sosyal Tesis ve Fitness İşletmeciliği
Projenizde yer alan sosyal tesisler tüm sakinler tarafından sık kulanım sebebiyle temiz ,sağlıklı ve ihtiyaçlara aynı kalitede cevap nitelikte olmaları gerekir. Havuz, sauna, fitness salonu vb. alanların kullanım kurallarının site yönetimi ile birlikte belirlenmesi sağlıyor ve düzenli denetimler yapmaktayız. Bu alanların konusunda uzman profesyoneller tarafından yönetilmek üzere sizin adınıza işletilmesini veya sizin adınıza işletilmek üzere yetkin firmalara ihale edilmesini sağlıyoruz.
Daha Detaylı Bilgi İçin Bize Ulaşın
